Workation und mobiles Arbeiten im Ausland: Diese Risiken sollten Unternehmen kennen

19.06.2026 | TECSELECT Branchen-Radar

Workation verbindet Urlaub und berufliche Tätigkeit jenseits der Landesgrenzen – oft ganz unkompliziert aus dem Hotel oder Co-Working-Space. Viele Unternehmen ermöglichen diese flexible Form des Arbeitens inzwischen aktiv. Doch welche steuerlichen, arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Risiken entstehen, wenn Beschäftigte außerhalb Deutschlands arbeiten?

Morgens Videokonferenz, nachmittags Strandspaziergang: Workation gilt längst als modernes Arbeitsmodell. Häufig wird der Urlaubsort dabei vorübergehend zum mobilen Arbeitsplatz. Was organisatorisch unkompliziert erscheint, kann jedoch in der praktischen Umsetzung schnell komplex werden.

Denn schon kurze berufliche Aufenthalte in anderen Staaten können zusätzliche Steuerlasten, Pflichten gegenüber den Sozialversicherungsträgern und arbeitsrechtliche Vorgaben im Gastland zur Folge haben. Arbeitgeber sollten daher im Vorfeld klären, welche Regeln gelten und welche Nachweise erforderlich sind.

Wenn die berufliche Tätigkeit außerhalb Deutschlands steuerlich relevant wird

Werden Mitarbeitende im Ausland tätig, stellt sich die Frage nach dem Besteuerungsrecht. Hintergrund ist das sogenannte Territorialprinzip: Viele Staaten besteuern Einkommen dort, wo die Arbeitsleistung tatsächlich erbracht wird. Dadurch können bereits kurze grenzüberschreitende Tätigkeiten steuerliche Pflichten vor Ort nach sich ziehen.

In solchen Fällen regeln Doppelbesteuerungsabkommen, welcher Staat das Einkommen besteuern darf. Dabei spielt insbesondere die 183-Tage-Regel eine wichtige Rolle. Diese greift jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen. So müssen Beschäftigte ihren Wohnsitz weiterhin in Deutschland haben, die zulässige Aufenthaltsdauer im Ausland einhalten und die Vergütung darf nicht von einer ausländischen Betriebsstätte erfolgen. Je nach Staat können dabei unterschiedliche Berechnungszeiträume für die Aufenthaltstage zur Anwendung kommen.

Besonders sensibel ist mobiles Arbeiten außerhalb Deutschlands bei Führungskräften und leitenden Angestellten zu bewerten. Werden dort Verträge verhandelt, geschäftliche Entscheidungen getroffen oder Leitungsaufgaben wahrgenommen, kann dies aus Sicht der Finanzbehörden als steuerliche Betriebsstätte des Unternehmens gewertet werden. Die Folgen können zusätzliche Registrierungs-, Buchführungs- und Steuerpflichten im Gastland sein.

Warum die Sozialversicherung bei Workation frühzeitig geprüft werden sollte

Neben steuerlichen Themen sollten Unternehmen bei vorübergehender Auslandstätigkeit auch die sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen berücksichtigen. Innerhalb der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums und der Schweiz wird grundsätzlich sichergestellt, dass Beschäftigte immer nur einem Sozialversicherungssystem unterliegen. Maßgeblich ist dabei der Staat, in dem die Tätigkeit gewöhnlich ausgeübt wird.

Damit bei einem befristeten Auslandseinsatz weiterhin deutsches Sozialversicherungsrecht greift, ist die sogenannte A1-Bescheinigung erforderlich. Sie dient gegenüber den zuständigen Behörden vor Ort als Nachweis dafür, dass Mitarbeitende nach wie vor in Deutschland sozialversichert sind. Gerade bei Kontrollen wird diese Bescheinigung zunehmend eingefordert. Fehlt sie, drohen Bußgelder und Beitragsforderungen.

Oft unterschätzt wird auch das sogenannte „Tag-1-Risiko“: Fehlt eine entsprechende Absicherung über EU-Regelungen oder die A1-Bescheinigung, kann bereits ab dem ersten Arbeitstag eine Versicherungspflicht im Gastland entstehen. Bei sehr kurzen Aufenthalten von bis zu etwa zehn Tagen pro Jahr und Land gehen deutsche Sozialgerichte teilweise von einer faktischen Geringfügigkeit aus. Verlassen sollten sich Arbeitgeber darauf jedoch nicht.

Welche arbeitsrechtlichen Regeln im Gastland gelten können

Auch bei einer nur zeitlich begrenzten Tätigkeit im Ausland können Regelungen rund um die Arbeitsbedingungen am jeweiligen Aufenthaltsort relevant werden. Der deutsche Arbeitsvertrag bleibt zwar grundsätzlich bestehen, dennoch können zusätzliche Mindeststandards vor Ort hinzukommen. Betroffen sind beispielsweise Regelungen zu Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten, Feiertagen, Mindestlohn oder Arbeitsschutz.

Für Unternehmen ist dabei entscheidend, dass diese Vorgaben je nach Land bereits ab dem ersten Arbeitstag Anwendung finden können. Ob die Tätigkeit offiziell als Entsendung eingestuft wird oder lediglich im Rahmen einer Workation erfolgt, spielt häufig keine Rolle.

Denn grenzüberschreitendes Arbeiten rückt zunehmend in den Fokus der Behörden. Kontrollen erfolgen längst nicht mehr nur in klassischen Büroumgebungen, sondern auch in Co-Working-Spaces oder anderen temporären Arbeitsorten. Daher sollte im Voraus geklärt sein, welche arbeitsrechtlichen Anforderungen vor Ort gelten.

Welche Vorgaben Unternehmen bei Workation beachten sollten

Mit der zunehmenden Verbreitung von flexiblen Arbeitsmodellen über Ländergrenzen hinweg steigen auch die Kontroll- und Nachweispflichten für Unternehmen. Bei Prüfungen durch ausländische Behörden müssen Mitarbeitende je nach Einsatzland verschiedene Unterlagen vorlegen können. Dazu zählen insbesondere die A1-Bescheinigung, Entsendeunterlagen, Identitätspapiere sowie der Arbeitsvertrag, Lohn- und Arbeitszeitnachweise oder erforderliche Meldungen bei Behörden vor Ort.

Damit daraus keine steuerlichen oder beitragsrechtlichen Risiken entstehen, sollten Unternehmen klare organisatorische Rahmenbedingungen schaffen. Bewährt haben sich interne Workation-Richtlinien mit festen Genehmigungswegen, Dokumentationspflichten, Länderfreigaben und verbindlichen zeitlichen Vorgaben. So lassen sich Compliance-Risiken reduzieren und flexible Arbeitsmodelle verlässlich gestalten.

Alle Angaben entsprechen dem Stand Mai 2026 und wurden sorgfältig recherchiert. Sie ersetzen keine individuelle Rechtsberatung. Für Aktualität und Vollständigkeit wird keine Haftung übernommen.

Quellen

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